一、 公文写作应有之態度

    在行文时，撰擬过程，必须要有高度之责任心，不但要对机关团体负责，还要向对方或人民负责。因此，在写作公文时，態度要严正，心情要平和，不可苟且敷衍，不宜意气用事，才能综覈名实，事情才会处理的合法、合理、合情。遇有爭执时，更应以「对事不对人」之原则，处处为双方立场著想，才不至於偏激或武断情事发生。

二、 公文写作应注意事项

公文为处理公务之重要工具，行文必须讲求效率。公文製作属要式行为，要有它应具备之要件行文之原因、依据、目的与立场。

三、 公文写作之基本要求

  　措词要简洁、言简而意賅，对应敘述者亦不宜约而不详。撰擬公文，对行文体系不能紊乱，要认清立场，根据法、理、把握重点，顾及现实环境陈述意见，主旨须確定，用字须適宜，用语须恰当，文理要畅顺，做到合法、合理、合情之境界，使对方满意，因此，写作公文须细心研擬。由此可见公文要做到「简、浅、明、確」乃法定要求公文写作之四字诀：

1. 简 就是化繁为简、整齐划一，使公文结构、程式、文字都趋於简单明瞭，以求撰擬、缮印、阅读均可节省时间及精力。
2. 浅 就是用语通达、不用奇字，以求浅显易懂，使公文所表达之意思，能为一般社会大眾普遍瞭解。
3. 明 就是敘事清晰，不用隱语、夸张、讽刺语句，以求条理分明，澈底摆脱陈旧落伍之程式用语，使公文充分发挥意见沟通，达成处理公务之功能。
4. 確 就是主旨明確、语气肯定、敘述时间、空间、数字精確，不模陵两可、似是而非，以建立处理公务之责任观念，进而提高行政效率。

除上述法定要求外，对於签、稿撰擬之一般原则中，列了左列作业要求：

1. 正確：文字敘述和重要事项记述，应避免错误和遗漏，內容主题应避免偏差、歪曲。切忌主观、偏见。
2. 清晰：文义清楚、肯定。
3. 简明：用语简练，词句晓畅，分段確实，主题鲜明。
4. 迅速：自蒐集资料，整理分析，至提出结论，应在一定时间內完成。
5. 整洁：签搞均应保持整洁，字体力求端正。
6. 一致：机关內部各单位撰擬签搞，文字用语、结构格式应力求一致，同一案情的处理方法不可前后矛盾。
7. 完整：对於每一案件，应作深入广泛之研究，从各种角度、立场考虑问题，对相关单位应切取协调联繫。

四、 公文写作之原则

1. 应力求简、浅、明、確：公文写作应力求撰字端正清楚、语意肯定、內容清晰、完整、简洁、具体，不可使用模陵两可、游移不定之语句，或晦涩不明之文字。
2. 段落要分明：公文写作应採三段活用式之结构，即正文內容各段意见，应截然分清楚，不得前后夹杂敘述。
3. 正確使用標点符號：公文使用標点符號，能使句读清楚，便於阅览，免除误解。
4. 其他应注意之原则：写作公文，应以一文一案为原则。公文送判时，公文夹应標明承办单位及送往单位，以加速公文传递。

五、 公文之结构

公文结构，採用「主旨」、「说明」、「办法」（签成为「擬办」）三段式。「主旨」一段完成，文句力求简明扼要。「说明」或「办法」视需要灵活运用，段下得分「项」「目」，採阶梯式排列，每「目」以六十字为原则，其內容繁多者，可列为附件附录。